Datenschutzerklärung

SwiftLabs UG (haftungsbeschränkt), vertreten durch den Geschäftsführer Felix Straub, Schanzenstraße 19, 90478 Nürnberg, Deutschland. Handelsregister: HRB 46502, Amtsgericht Nürnberg. E-Mail: hello@miphu.com.

miphu ist ein Produkt der SwiftLabs UG. Die vollständigen Anbieterangaben stehen im Impressum.

Diese Erklärung gilt für die Website miphu.com, für die Apps miphu für iPhone, iPad und Mac, für die Web-App unter app.miphu.com und für die Dienste dahinter (api.miphu.com, links.miphu.com, media.miphu.com), und für die App miphu im Shopify App Store (Abschnitt 6, „Shop bei Shopify“).

In miphu verarbeiten wir Daten in zwei Rollen:

• Als Verantwortlicher für diese Website, den Vertrag mit Ihrem Unternehmen und die Angaben des Inhabers dazu, das Abonnement und seine Abrechnung und den Schutz des Dienstes.
• Im Auftrag Ihres Unternehmens für alles, was Ihr Unternehmen in miphu einträgt oder hochlädt: Kunden, Kontakte, Anfragen, Tickets, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Ausgaben, Bücher, Artikel, Dokumente, Personaldaten, Bewerbungen und Arbeitszeiten, und für die Zugänge aller Nutzer mit ihrer Anmeldung und den E-Mails dazu. Verantwortlich für diese Daten ist Ihr Unternehmen.

Diese Erklärung gilt unabhängig davon, in welchem Land Sie miphu nutzen. Wir sind in Deutschland ansässig und verarbeiten alle Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Website setzt keine Cookies und bindet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste ein. Schriften und Bilder liegen auf dem eigenen Hosting; es werden keine Inhalte von fremden Servern nachgeladen. Ihre Wahl zwischen heller und dunkler Darstellung speichert Ihr Browser lokal; sie erreicht uns nicht. Technisch notwendige Cookies setzen nur die Web-App auf app.miphu.com (Abschnitt 7), die Freigabeseite für KI-Apps auf api.miphu.com (Abschnitt 9) und die Seiten zur Annahme eines Angebots, zum Widerruf und zur Zahlung einer Rechnung auf links.miphu.com (Abschnitt 6).

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hoster Hostinger International Ltd. (Jonavos g. 60C, 44192 Kaunas, Litauen) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO technisch notwendige Zugriffsdaten - IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, User-Agent - in Server-Logfiles. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb.

Verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse und Name,
• Ihr Passwort, ausschließlich als Hashwert,
• ob und wann Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben,
• Anmeldesitzungen (Hashwerte des Sitzungsschlüssels und des Schlüssels, mit dem App oder Browser die Sitzung erneuern, Beginn, Ablauf, letzte Erneuerung, Abmeldung),
• wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten: das Geheimnis für Ihre Authenticator-App, verschlüsselt, zehn Wiederherstellungscodes nur als Hashwert und Ihre vertrauenswürdigen Geräte mit Name (etwa „iPhone“ oder „Safari · macOS“), Beginn und letzter Anmeldung. Ein Gerät bleibt vertrauenswürdig, bis Sie es entfernen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung abschalten, Ihr Passwort ändern oder der Inhaber sie zurücksetzt,
• zu jeder Anmeldesitzung und zu jedem Vorgang an Ihrem Konto, etwa einer Aktivierung oder einem neuen Passwort, der Netzbereich Ihrer IP-Adresse (bei IPv4 ohne den letzten Block, bei IPv6 die ersten 48 Bit) und die Kennung Ihrer App oder Ihres Browsers (User-Agent). Beides löschen wir 90 Tage nach dem Ende der Sitzung bzw. nach dem Vorgang,
• Ihre Zugehörigkeit zu einem Unternehmen mit Rolle, Titel, Rang und Abteilungen,
• ein Profilbild, wenn Sie oder Ihr Unternehmen eines hochladen. Gespeichert werden nur zwei verkleinerte Fassungen (128 und 512 Pixel) ohne Bildmetadaten; die hochgeladene Datei selbst wird nicht gespeichert.

Die Zugänge von Mitarbeitern legt der Inhaber oder die Verwaltung des Unternehmens an und löscht sie. Ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung Pflicht ist, entscheidet Ihr Unternehmen. Ihren Zugang verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens; verantwortlich ist Ihr Unternehmen, auch für die Rechtsgrundlage. Als Inhaber schließen Sie mit Ihrem Konto zugleich den Vertrag über miphu; für Ihre Angaben dazu ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, handeln Sie für eine Gesellschaft, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Netzbereich und Kennung Ihrer App oder Ihres Browsers verarbeiten wir zum Schutz des Dienstes selbst; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, zur Aktivierung eines Kontos, zur Annahme einer Einladung und zum Setzen eines neuen Passworts senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Link. Der Link ist einmal verwendbar und gilt beim Setzen eines neuen Passworts 24 Stunden, sonst sieben Tage; die Frist steht auch in der E-Mail. Ändern Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontos, senden wir den Link an die neue Adresse; er gilt 24 Stunden. Erst wenn Sie die neue Adresse damit bestätigen, melden Sie sich mit ihr an, und wir schicken an die bisherige Adresse eine Nachricht mit der neuen Adresse, ohne Link. Verbinden Sie eine KI-App mit miphu, erhalten Sie bei jeder neuen Verbindung eine Benachrichtigung mit dem Namen und der Adresse der App, dem Unternehmen und dem Zeitpunkt; sie enthält keinen Link. Die E-Mails enthalten keine Zählpixel und laden keine Bilder von fremden Servern.

Der Versand erfolgt über den Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., USA) auf Basis von Standardvertragsklauseln. Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht. E-Mails zu Ihrem Zugang in einem Unternehmen senden wir im Auftrag dieses Unternehmens (Abschnitt 2); für die E-Mails bei der Registrierung, bevor ein Unternehmen besteht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie uns an hello@miphu.com schreiben, verarbeiten wir Ihre Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Das Postfach dieser Adresse liegt bei Apple (iCloud Mail). Bei der Bearbeitung hilft uns Claude von Anthropic: Claude erhält Ihre Nachricht und, soweit die Bearbeitung es erfordert, die Daten Ihres Unternehmens in miphu, die sie betrifft (§ 6 Abs. 5 unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung). Wir nutzen dafür Abonnements, für die die Verbraucherbedingungen von Anthropic gelten, ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Anthropic; das Training mit diesen Inhalten haben wir in den Einstellungen ausgeschaltet (Abschnitt 12). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage die Nutzung von miphu betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Um Missbrauch abzuwehren, begrenzen wir die Zahl der Anfragen je Zeitraum. Für Anfragen ohne Anmeldung dient dabei Ihre IP-Adresse als Schlüssel.

Die Server schreiben Betriebsprotokolle, die laufend überschrieben werden: je Minute eine Zusammenfassung ohne Bezug zu einzelnen Personen, dazu einzelne Einträge für fehlgeschlagene oder ungewöhnlich langsame Anfragen und für Sicherheitsereignisse wie eine fehlgeschlagene Anmeldung. Ein solcher Eintrag nennt den Zeitpunkt, die Art der Anfrage und ihr Ergebnis, Ihr Konto und Ihr Unternehmen sowie den Netzbereich Ihrer IP-Adresse, nie die vollständige IP-Adresse, Ihre E-Mail-Adresse, Suchbegriffe oder Inhalte. Gesondert protokolliert werden die Abrufe verbundener KI-Apps (Abschnitt 9) und die Abrufe von Links für Kunden (Abschnitt 6).

Die Web-App erreichen Sie über einen eigenen Server auf app.miphu.com. Er begrenzt die Zahl der Anfragen je IP-Adresse, bei der Anmeldung enger, und gibt Ihre IP-Adresse über einen eigenen, gesicherten Kanal an unsere übrigen Server weiter. Deren Grenzen und die Einträge oben betreffen damit Ihre Adresse und nicht die des Web-Servers; gespeichert wird auch hier nur der Netzbereich (Abschnitt 2). Zugriffsprotokolle schreibt der Server der Web-App nicht; seine laufend überschriebenen Betriebsmeldungen können in Einzelfällen eine IP-Adresse enthalten.

Fehlersammlung. Damit wir Fehler finden und beheben, legen wir zu jeder Anfrage, die mit einem Fehler des Servers endet oder ohne Angabe eines fachlichen Grundes abgelehnt wird, einen Eintrag in einer eigenen Datenbank an: Zeitpunkt, Art und Ergebnis der Anfrage, die aufgerufene Funktion ohne Kennungen und Suchparameter, Dauer, einen technischen Fehlercode, Plattform und Version der App, die Version unseres Servers und eine aus der Kennung Ihres Unternehmens abgeleitete Prüfsumme.

Tritt in der Web-App ein Fehler in unserem Programmcode auf, meldet Ihr Browser ihn uns: Zeitpunkt, Art des Fehlers, die Seite ohne Kennungen, die Fehlermeldung, gekürzt auf 160 Zeichen und bereinigt um Inhalte in Anführungszeichen, Zahlenfolgen, E-Mail- und Webadressen, die Stelle im Programmcode, Browser- und Betriebssystemfamilie und die Version der Web-App. Gemeldet wird nur bei einem Fehler; in Ihrem Browser wird dafür nichts gespeichert. Ein Eintrag enthält weder Ihr Konto noch Ihre IP-Adresse. Eingaben und Inhalte aus miphu nehmen wir nicht auf; nur eine Fehlermeldung kann in Einzelfällen ein Wort daraus enthalten, etwa einen Namen. Um die Zahl der Meldungen zu begrenzen, zählen wir sie je Tag und Netzbereich (Abschnitt 2), nur als Prüfsumme und ohne Verbindung zu einem Eintrag. Den Zähler löschen wir nach zwei Tagen, die Einträge nach 30 Tagen. Wir nutzen sie nur, um Fehler zu finden und zu beheben. Für die Meldung aus Ihrem Browser gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Fehler zu erkennen und zu beheben gehört zu dem Dienst, den Ihr Unternehmen für miphu vereinbart hat (§ 9 Abs. 5 der Nutzungsbedingungen).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb.

In den Apps wird miphu als Abonnement über den App Store von Apple gekauft. Kauf, Zahlung und Abrechnung wickelt Apple in eigener Verantwortung ab; es gelten Apples Bedingungen und Datenschutzhinweise. Ihre Zahlungsdaten erhalten wir nicht.

Damit wir die gekaufte Anzahl an Zugängen für Ihr Unternehmen freischalten können, erhalten wir von Apple die von Apple signierten Angaben zu Kauf und Verlängerung, etwa Produkt, Kennungen der Transaktion, Datum und Status, und speichern sie so, wie Apple sie liefert. Beim Kauf gibt die App eine zufällige Kennung mit, über die wir den Kauf Ihrem Konto und Ihrem Unternehmen zuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

In der Web-App schließt der Inhaber das Abonnement über den Zahlungsdienst Stripe ab, Vertragspartner ist die Stripe Payments Europe, Limited (Irland). Den Zahlungsvorgang und das Kundenportal für Zahlungsart, Rechnungen und Kündigung öffnet die Web-App auf den Seiten von Stripe; Karten- oder Kontodaten geben Sie dort ein, und wir erhalten sie nicht. Vorher übergeben wir Stripe die Rechnungsangaben Ihres Unternehmens: Name, die E-Mail-Adresse für Rechnungen oder sonst die Ihres Kontos, Anschrift mit Region, wo die Web-App sie verlangt, und, falls angegeben, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine andere Steuer- oder Registernummer. Stripe prüft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, berechnet die Umsatzsteuer, zieht die Zahlungen ein und erstellt die Rechnungen. Von Stripe erhalten und speichern wir die Kennungen von Kunde, Abonnement, Rechnung und Zahlung, das Paket, den bezahlten Zeitraum und ob gekündigt ist, damit wir die Zugänge Ihres Unternehmens freischalten und die Zahlungen verbuchen können. Die Angaben, die wir dafür vor dem Anlegen Ihres Unternehmens speichern, löschen wir, sobald es angelegt ist.

Stripe handelt dabei nach seinem eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung in zwei Rollen: als unser Auftragsverarbeiter, soweit es Zahlungen, Abonnement und Rechnungen für uns abwickelt, und als eigener Verantwortlicher, soweit es die Daten für eigene Zwecke verarbeitet, etwa um Betrug und Verluste zu verhindern, um gesetzliche Pflichten wie die Prüfung nach dem Geldwäscherecht zu erfüllen und um seine Dienste zu verbessern. Für diese eigene Verarbeitung und für die Cookies auf den Seiten von Stripe gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. In die Web-App selbst binden wir keine Skripte von Stripe ein.

Bietet Ihnen jemand aus unserem Vertrieb ein Einstiegspaket an, speichern wir das Angebot mit der E-Mail-Adresse, für die es gilt, dem Paket, der Laufzeit, den geschenkten Monaten und dem Vertriebsmitarbeiter und nach dem Einlösen mit Ihrem Unternehmen und dem bezahlten Betrag, aus dem wir seine Provision berechnen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Abrechnung der Provision Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir auf, soweit Handels- und Steuerrecht es verlangen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Was Ihr Unternehmen in miphu einträgt oder hochlädt, verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens: Kunden und Kontakte, Anfragen, Tickets und Notizen, Aufgaben, Angebote, Aufträge, Rechnungen mit Zahlungserinnerungen und Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen und Aufgaben, Zahlungen, Ausgaben mit den hochgeladenen Belegen, die Bücher, Artikel mit Lager, Einkauf und Lieferungen, Dokumente, Personaldaten einschließlich der Vergütung und das Teamverzeichnis, Bewerbungen und, wenn Ihr Unternehmen die Schichtplanung nutzt, Schichten und Abwesenheiten und, wenn es die Zeiterfassung nutzt, Ihre Arbeitszeiten. Welche Daten das sind, wozu sie dienen und wie lange sie bleiben, entscheidet Ihr Unternehmen. Wir verarbeiten sie nur auf dessen Weisung.

Dazu kommen die Stammdaten Ihres Unternehmens, die auf seinen Dokumenten stehen: Anschrift, Rechtsform, Telefon, E-Mail und Website, die Namen der Geschäftsführung, Registergericht und Registernummer sowie die Bankverbindung mit IBAN, BIC und Bankname. Der Inhaber oder die Verwaltung trägt sie ein; miphu setzt sie in den Fuß von Angeboten und Rechnungen und nennt die Bankverbindung im Zahlungshinweis. Ändert sich die Bankverbindung, schicken wir dem Inhaber eine E-Mail mit den geänderten Feldern, wer sie geändert hat und wann.

Besondere Kategorien. Eine Abwesenheit trägt eine Art - Urlaub, Krankheit oder Sonstiges -, einen Zeitraum und den Namen der betroffenen Person. Die Angabe „Krankheit“ ist ein Gesundheitsdatum und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Verantwortlich ist auch dafür Ihr Unternehmen: Es braucht eine eigene Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO, und wir verarbeiten die Angabe nur auf seine Weisung. miphu speichert zu einer Krankmeldung keinen Freitext, sondern nur Beginn und Ende. Sehen kann sie die betroffene Person selbst und wer im Unternehmen plant oder das Personal verwaltet, also der Inhaber, die Verwaltung und wer das Recht „Planung“ oder „Personal“ hat. Im Änderungsprotokoll des Unternehmens steht die Art einer Abwesenheit nicht. Über eine KI-Verbindung mit dem Bereich „Personal“ kann sie an den Anbieter einer KI-App gehen (Abschnitt 9). Bewerbungsunterlagen können solche Angaben enthalten, und ein Lohnjournal nennt die Kirchensteuer je Konfession und damit die Religionszugehörigkeit; auch dafür braucht Ihr Unternehmen eine Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

Hochgeladene Belege. Einen Beleg zu einer Ausgabe speichern wir genau so, wie Sie ihn hochladen - Byte für Byte, als PDF, JPEG oder PNG. Wir rechnen ihn nicht um und entfernen nichts aus ihm. Was in der Datei steht, bleibt deshalb darin, auch die Angaben, die eine Kamera in ein Foto schreibt: Aufnahmezeitpunkt, Gerät und, wenn Ihr Telefon das so eingestellt hat, der Aufnahmeort. Wollen Sie das nicht, entfernen Sie diese Angaben vor dem Hochladen auf Ihrem Gerät. Das betrifft nur Belege: Ein Profilbild und ein Firmenlogo rechnet miphu beim Hochladen neu und speichert sie ohne Bildmetadaten. Lesen kann einen Beleg nur, wer in Ihrem Unternehmen Zugriff auf die Finanzen hat. Tauschen Sie einen Beleg aus oder lösen Sie ihn von der Ausgabe, bleibt die frühere Datei im Verlauf dieser Ausgabe.

Dokumente. In der Dokumentablage legen Sie Dateien zu einem Datensatz ab, etwa zu einem Kunden, einer Rechnung oder einem Artikel, oder in einem allgemeinen Bereich. Dazu speichern wir Titel, Art, Datum, Betrag, Gegenpartei, Referenz und Schlagworte, frühere Versionen und wer wann was geändert hat. Ausgestellte Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und andere Belege legt miphu selbst dort ab. Eine hochgeladene Datei speichern wir so, wie Sie sie hochladen, und prüfen sie vor der Freigabe auf Schadsoftware. Damit Sie Dokumente durchsuchen können, liest unser Server den Text aus der Datei; bei Scans und Fotos ohne Text erkennt er ihn selbst, und Text, den Ihr Gerät schon erkannt hat, übernimmt die App. Einen fremden Dienst nutzen wir dafür nicht. Ein Dokument sieht, wer den Datensatz oder Bereich sehen darf, in dem es liegt; der Inhaber und die Verwaltung können es zusätzlich als vertraulich markieren oder sperren. Zu einem Vertrag kann Ihr Unternehmen Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung, Kündigung und eine zuständige Person festhalten; vor dem Kündigungsstichtag legt miphu dieser Person eine Aufgabe an.

Ein gelöschtes Dokument liegt 30 Tage im Papierkorb und wird dann endgültig gelöscht; seine Datei entfernen wir danach aus dem Dateispeicher nach 35 Tagen und aus der zweiten Kopie nach 85 Tagen. Für jedes Dokument hält miphu eine Aufbewahrungsfrist fest, für Deutschland die Fristen nach § 147 AO. Solange sie läuft, lässt sich das Dokument nicht löschen. Verlangt jemand die Löschung eines solchen Dokuments, kann Ihr Unternehmen es sperren: Dann sehen es nur noch der Inhaber und die Verwaltung, und miphu löscht es, sobald die Frist endet.

Links für Kunden. Wer in Ihrem Unternehmen dazu berechtigt ist, kann einen Link erstellen, über den jemand ohne miphu ein einzelnes Dokument herunterladen kann. Der Link gilt einen bis 90 Tage, auf Wunsch nur für eine bestimmte Zahl von Downloads, und endet vorher, wenn er widerrufen oder das Dokument gelöscht wird. Wir speichern nur einen Fingerabdruck des Links, nicht den Link selbst. Die Seite, die der Empfänger öffnet, setzt kein Cookie und enthält keine Skripte. Zu jedem Abruf speichern wir den Zeitpunkt, die Art (geöffnet, angesehen, heruntergeladen) und die Geräteklasse (Telefon, Tablet, Computer oder Sonstiges). Das sieht, wer den Link erstellt hat, und beim ersten Öffnen bekommt er eine Benachrichtigung (Abschnitt 10). Nur um Missbrauch abzuwehren, speichern wir außerdem 90 Tage lang den Netzbereich des Abrufenden (bei IPv4 ohne den letzten Block, bei IPv6 die ersten 64 Bit); die vollständige IP-Adresse, den Browser und den Standort speichern wir nicht. Einen Link und seine Abrufe löschen wir 90 Tage nach seinem Ende, mit dem Dokument sofort. Die Abrufe verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens; Rechtsgrundlage für den Netzbereich ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb.

Angebote zur Annahme. Zu einem ausgestellten Angebot kann Ihr Unternehmen einen Link erstellen, über den sein Kunde das Angebot ohne miphu ansieht, Positionen wählt und es mit seinem Namen annimmt oder ablehnt. Der Link gilt bis zu dem Tag, den Ihr Unternehmen festlegt, höchstens ein Jahr, und endet vorher, wenn Ihr Unternehmen ihn zurücknimmt oder das Angebot anders entschieden wird. Wir speichern einen Fingerabdruck des Links, das PDF des Angebots, wie es beim Erstellen war, und wie oft und wann der Link zuerst und zuletzt geöffnet wurde. Zur Entscheidung speichern wir den eingegebenen Namen, den Zeitpunkt, die gewählten Positionen und die angezeigte Summe, bei einer Ablehnung den Grund, dazu die Sprache der Seite, die Geräteklasse und den Netzbereich (bei IPv4 ohne den letzten Block, bei IPv6 die ersten 64 Bit); die vollständige IP-Adresse, den Browser und den Standort speichern wir nicht. Ist der Kunde Verbraucher, kann er online nur annehmen, wenn Ihr Unternehmen das zulässt (ab Werk aus); dann zeigt die Seite die Widerrufsbelehrung, die Ihr Unternehmen hinterlegt hat, und, wenn Ihr Unternehmen es anbietet, ein Kästchen, mit dem der Kunde verlangt, dass die Leistung vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt; seine Antwort speichern wir mit der Entscheidung. Sitzt Ihr Unternehmen in der EU oder im EWR, kann der Kunde den Vertrag bis 18 Monate nach der Annahme über die Seite widerrufen. Dann speichern wir Zeitpunkt, Namen, die E-Mail-Adresse, die er für die Eingangsbestätigung angibt, Sprache, Geräteklasse und Netzbereich; die Eingangsbestätigung schickt ihm Ihr Unternehmen. Diese Angaben bleiben beim Angebot, solange Ihr Unternehmen es in miphu führt. Die Seite setzt für ihre Formulare ein Cookie (__Host-miphu-angebot), das sie an den Browser bindet: eine Zufallszahl, die nach einer Stunde abläuft (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir verarbeiten all das im Auftrag des Unternehmens, das das Angebot ausgestellt hat; verantwortlich ist dieses Unternehmen. Rechtsgrundlage ist bei ihm Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Widerruf und seine Eingangsbestätigung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Widerrufsfunktion nach Art. 11a der Richtlinie 2011/83/EU, in Deutschland § 356a BGB).

Online-Zahlung. Verbindet Ihr Unternehmen ein Konto beim Zahlungsdienst Stripe, können seine Kunden Rechnungen über einen Link auf links.miphu.com online bezahlen. Die Online-Zahlung ist ein Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und Stripe; wir halten kein Geld. Auf Weisung Ihres Unternehmens übermitteln wir Stripe beim Verbinden das Land und den Namen des Unternehmens und die E-Mail-Adresse der Person, die verbindet, für jede Zahlung Rechnungsnummer, Betrag, Währung und Kennungen und für eine Erstattung aus miphu Betrag und Kennungen. Seine Zahlungsdaten gibt der Zahler auf den Seiten von Stripe ein. Von Stripe speichern wir zu einer Zahlung Betrag, Gebühr, Zeitpunkte, Stand und Zahlart, etwa Karte oder Lastschrift, dazu Erstattungen, Rückbuchungen und Auszahlungen; Namen, Anschrift und Zahlungsdaten des Zahlers speichern wir nicht. Übernimmt Ihr Unternehmen Kunden aus seinem Stripe-Konto, lesen wir dort Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Zum Link speichern wir einen Fingerabdruck und wie oft und wann er zuerst und zuletzt geöffnet wurde. Die Zahlseite setzt für ihr Formular ein Cookie (__Host-miphu-zahlung), eine Zufallszahl, die nach einer Stunde abläuft (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). All das verarbeiten wir im Auftrag des Unternehmens, das die Rechnung ausgestellt hat; verantwortlich ist dieses Unternehmen, Rechtsgrundlage ist bei ihm Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Stripe verarbeitet die Daten nach seinem Vertrag mit dem Unternehmen als dessen Auftragsverarbeiter und für eigene Zwecke, etwa gegen Betrug und für die Prüfung nach dem Geldwäscherecht, in eigener Verantwortung; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

Versand über Sendcloud. Verbindet Ihr Unternehmen ein eigenes Konto beim Versanddienst Sendcloud, kann es aus einem Lieferschein ein Versandlabel erstellen. Der Versand ist ein Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und Sendcloud (Sendcloud Global B.V., Niederlande) und den Paketdiensten, die es dort nutzt. Auf Weisung Ihres Unternehmens übermitteln wir Sendcloud für eine Sendung Name, Firma und Anschrift des Empfängers, Auftrags- und Lieferscheinnummer, die Positionen mit Bezeichnung, Menge, Gewicht, Preis, Artikelnummer, Zolltarifnummer und Ursprungsland und den Betrag des Auftrags, bei einem Ziel außerhalb der EU auch die Rechnungsnummer. E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Empfängers übermitteln wir nur, wenn Ihr Unternehmen das eingeschaltet hat oder die gewählte Versandart sie verlangt. Sendcloud gibt die Angaben an den Paketdienst weiter, der das Paket befördert. Von Sendcloud speichern wir Stand und Verlauf der Sendung, Paketdienst, Sendungsnummern und den Link zur Sendungsverfolgung, Label und Zolldokumente als Dokumente am Lieferschein und den Stand von Retouren. Die Schlüssel des Sendcloud-Kontos speichern wir verschlüsselt; den Inhalt der Meldungen von Sendcloud löschen wir 30 Tage nach der Verarbeitung. All das verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens; verantwortlich ist es, Rechtsgrundlage ist bei ihm Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gibt es E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an den Paketdienst, ohne dass die Versandart sie verlangt, braucht es dafür eine eigene Grundlage, bei Verbrauchern in der Regel deren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sendcloud verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter Ihres Unternehmens, die Paketdienste in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzhinweisen.

Shop bei Shopify. Für Shops bei Shopify bieten wir die App „miphu“ im Shopify App Store an. Installiert Ihr Unternehmen sie in seinem Shop und verbindet ihn mit miphu, rufen wir von Shopify ab: Name, Domain und Kennung des Shops; Bestellungen ab dem Verbinden und einzelne ältere auf Anforderung, mit Positionen, Preisen, Rabatten, Steuern, Versandkosten, Zahlungen, Erstattungen und Erfüllungen; die Käufer mit Name, Rechnungs- und Lieferanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache und, bei Unternehmen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; Produkte und Varianten mit Artikelnummer, Lagerorte und Bestände. Daraus legt miphu nach den Einstellungen Ihres Unternehmens Kunden, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungen an; sie sind dann Daten Ihres Unternehmens wie alle anderen in diesem Abschnitt. An Shopify melden wir den verfügbaren Bestand, Erfüllungen mit Paketdienst und Sendungsnummer und, wenn Ihr Unternehmen es einschaltet, den Link zur ausgestellten Rechnung. Die Zugriffsschlüssel speichern wir verschlüsselt; den Inhalt der Meldungen von Shopify löschen wir 30 Tage nach der Verarbeitung. Die Startseite der App im Verwaltungsbereich von Shopify zeigt nur den Stand der Verbindung, setzt kein Cookie und lädt das Skript App Bridge, das Shopify dort vorschreibt; das Sitzungstoken von Shopify, mit dem sie sich ausweist, prüfen wir und speichern es nicht. Trennt Ihr Unternehmen die Verbindung oder entfernt es die App, löschen wir die Zugriffsschlüssel sofort; fordert Shopify uns danach auf, die Daten des Shops zu löschen, löschen wir Installation, Zuordnungen und den Stand der Bestellungen. Verlangt eine Person über den Shop Auskunft oder Löschung, legen wir dem Inhaber eine Aufgabe an und löschen die Zuordnungen und Meldungen zu ihr, einen Kunden, den die Verbindung angelegt hat, auch selbst, wenn an ihm kein Beleg hängt, den Ihr Unternehmen aufbewahren muss. Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungen bleiben, solange Ihr Unternehmen sie in miphu führt. All das verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens; verantwortlich ist es, Rechtsgrundlage ist bei ihm Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Rechnungen und ihre Aufbewahrung lit. c. Shopify ist Vertragspartner Ihres Unternehmens. Daten aus Shopify nutzen wir nur für diese Leistungen, verkaufen sie nicht, nutzen sie nicht für Werbung oder das Training von KI und geben sie nur auf Weisung Ihres Unternehmens weiter, etwa an Sendcloud oder an eine KI-App, die ein Nutzer verbindet. Fragen dazu: hello@miphu.com.

E-Mail-Eingang. Ihr Unternehmen kann in miphu eine eigene Eingangsadresse erstellen und erneuern; eine erneuerte Adresse nimmt sofort nichts mehr an. E-Mails, die dort ankommen, legt miphu als Dokumente ab: jeden angenommenen Anhang, den Text der E-Mail und die E-Mail selbst, so wie sie ankam, mit allen Kopfzeilen einschließlich der Angaben der Server auf dem Weg. Dazu speichern wir den Zeitpunkt der Annahme, den Absender mit Adresse und Namen, Betreff, Message-ID und Datum, den Absender des Umschlags, IP-Adresse und Namen des Servers, der die E-Mail eingeliefert hat, die Ergebnisse der Prüfungen SPF, DKIM und DMARC und bei welchem Datensatz die E-Mail abgelegt wurde. Trägt eine E-Mail die Nummer eines Tickets in der Adresse oder im Betreff, hängt miphu sie als Nachricht an dieses Ticket, und ihre Anhänge werden Dokumente am Ticket; jede andere E-Mail macht nur ein Nutzer oder eine KI-Verbindung zum Ticket. Die E-Mails nimmt ein eigener Server bei Hetzner an; ein fremder Dienst verarbeitet sie nicht. Für die Prüfungen fragt dieser Server das öffentliche DNS nach den Domains des Absenders, ohne Inhalte, und sein Protokoll löschen wir nach 14 Tagen. Die Angaben zu einer E-Mail bleiben, solange ein Dokument aus ihr besteht; danach entfernen wir die E-Mail aus dem Dateispeicher nach 35 Tagen und aus der zweiten Kopie nach 85 Tagen.

Tickets. Ein Ticket hält das Anliegen eines Kunden oder Kontakts fest: Betreff, Kontaktangaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Status, Priorität, Fälligkeit, wer zuständig ist, und den Verlauf aus Nachrichten des Kunden, Antwortentwürfen, erfassten Antworten und internen Notizen. Antworten schickt miphu nicht: Ein Entwurf öffnet sich im Mailprogramm der Person, die ihn sendet und danach als gesendet erfasst. Wird ein Kontakt endgültig gelöscht, leert miphu die Absenderangaben seiner Nachrichten; der Text bleibt als Schriftverkehr Ihres Unternehmens. Ein Ticket bleibt, bis Ihr Unternehmen es löscht. Rechtsgrundlage ist bei Ihrem Unternehmen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

Anfrageformular. Schaltet Ihr Unternehmen sein Anfrageformular ein (ab Werk aus), steht es unter einer Adresse auf links.miphu.com und lässt sich in seine Website einbetten. Eine Einsendung mit Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und den Feldern, die Ihr Unternehmen dazu einschaltet (Firma, Telefon, Website, Ort, Land, Branche), legt miphu als Anfrage mit Kontakt und Notiz an; dem Absender schreibt miphu nichts. Die Seite setzt kein Cookie, lädt kein Skript und nutzt keinen Captcha-Dienst; gegen Missbrauch prüft sie ein unsichtbares Feld und einen vom Server signierten Zeitpunkt und zählt Einsendungen je Netzbereich (bei IPv4 ohne den letzten Block, bei IPv6 die ersten 64 Bit), den wir dafür einen Tag speichern. Den Hinweis zum Datenschutz gibt die Seite für Ihr Unternehmen, mit einem Link auf seine Datenschutzerklärung, wenn es einen hinterlegt. Wir verarbeiten das im Auftrag Ihres Unternehmens; Rechtsgrundlage ist bei ihm Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Netzbereich lit. f.

Artikelbilder. Bilder zu Artikeln speichern wir wie andere Dateien; das Original bleibt nur für Ihr Unternehmen lesbar. Daraus erzeugen wir verkleinerte Fassungen ohne Bildmetadaten. Öffentlich werden nur diese Fassungen, und nur, wenn der Inhaber oder die Verwaltung die Veröffentlichung von Produktbildern einschaltet (ab Werk aus) und Artikel und Bild für den Shop vorgesehen sind. Dann sind sie unter media.miphu.com ohne Anmeldung abrufbar, damit ein Shop sie anzeigen kann. Entfällt eine dieser Bedingungen, löschen wir die öffentlichen Fassungen innerhalb von Sekunden; Kopien, die ein Browser oder Shop zwischengespeichert hat, können bis zu einem Tag bestehen bleiben. Den Shop, und damit die Veröffentlichung von Produktbildern und das Vorsehen von Artikeln und Bildern für ihn, bieten die Apps und die Web-App derzeit nicht an.

Importe. Importieren Sie Kunden, Leads, Kontakte, Lieferanten oder Artikel aus einer CSV- oder Excel-Datei, prüfen wir die Datei auf Schadsoftware und lesen sie auf einem eigenen Server für die Dateiverarbeitung, in einer Umgebung ohne Netzzugang. Gespeichert werden die Zeilen der Tabelle, Ihre Zuordnung der Spalten, das Ergebnis der Prüfung und der Bericht. Einen Import, an dem sieben Tage niemand weiterarbeitet, beenden wir. Die Zeilen und den Bericht löschen wir 30 Tage nach dem Ende des Imports, die Datei 35 Tage danach.

Sperrliste. Ihr Unternehmen kann in miphu festhalten, wer einer Kontaktaufnahme widersprochen hat, auch Personen, die sonst nicht in miphu erfasst sind. Zu einem Eintrag speichern wir den Grund als freien Text, den Tag des Widerspruchs, wer ihn wann erfasst hat und, falls vorhanden, den Lead, Kunden oder Kontakt, an dem er erfasst wurde. Die Angaben, an denen miphu die Person wiedererkennt, also E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website und Firmenname mit Postleitzahl, speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als Prüfsumme (SHA-256) mit einem Salz, das jedes Unternehmen für sich hat. Die Einträge sind damit pseudonymisiert und bleiben personenbezogene Daten: Das Salz steht im Datenexport des Inhabers, und mit ihm lässt sich jede bekannte Angabe gegen die Liste prüfen. Legt jemand einen Lead, Kunden oder Kontakt an, dessen Angaben auf der Liste stehen, fragt miphu vorher nach; bei einem Import legt miphu solche Zeilen nicht an. Solange das Unternehmenskonto besteht, löschen wir Einträge nicht nach einer Frist; ein Eintrag bleibt auch, wenn der Datensatz ausgeblendet, archiviert oder endgültig gelöscht wird. Aufheben können ihn nur der Inhaber und die Verwaltung. Den Grund liest eine verbundene KI-App nie; was sie mit der Liste tun kann, steht in Abschnitt 9.

Kalender-Abo. Hat der Inhaber Ihres Unternehmens das Kalender-Abo eingeschaltet (ab Werk aus), können Sie in miphu einen Kalender-Link erstellen und ihn in einer Kalender-App abonnieren, etwa in Apple Kalender oder Google Kalender. Der Kalender zeigt Ihre offenen Aufgaben mit Fälligkeit, Ihre veröffentlichten Einsätze mit Ort und, wenn Sie Kunden sehen dürfen, dem Kunden, und den Kündigungsstichtag oder das Laufzeitende von Verträgen, für die Sie zuständig sind, aber keine Personaldaten, Abwesenheiten, Beschreibungen, Notizen oder Beträge. Den Link speichern wir nur als Fingerabdruck, dazu wann er erstellt, zuletzt abgerufen und widerrufen wurde; einzelne Abrufe protokollieren wir nicht. Wer den Link kennt, kann den Kalender lesen; halten Sie ihn deshalb geheim, und widerrufen Sie ihn in miphu, wenn er in falsche Hände geraten ist. Was Ihre Kalender-App abruft, erhält deren Anbieter. Liegt das Abo in iCloud oder bei Google, ruft unter Umständen der Server dieses Anbieters den Kalender ab, auch aus den USA; es gelten dann dessen Bedingungen und Datenschutzhinweise. Ob Sie das Kalender-Abo nutzen dürfen, entscheidet Ihr Unternehmen.

Einzelne Einträge löschen. Kunden, Kontakte und Leads kann Ihr Unternehmen archivieren und wiederherstellen oder endgültig löschen; endgültig löschen können nur der Inhaber und die Verwaltung mit dem Recht „Vertrieb“. Gehören zu einem Eintrag ausgestellte Belege, Dokumente mit laufender Aufbewahrungsfrist oder übernommene Geschäftshistorie, die miphu als aufzubewahren führt (für Deutschland etwa nach § 147 AO, § 14b UStG und § 257 HGB), lässt miphu nur das Archivieren zu. Bei einem Kontakt kann Ihr Unternehmen dann trotzdem die Personendaten entfernen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position und Titel werden gelöscht, und der Kontakt bleibt ohne sie nur für die Belege bestehen, die auf ihn verweisen. Mit einem endgültig gelöschten Eintrag löschen wir die Daten, die nur zu ihm gehören, etwa seine Notizen; Dokumente, die nur ihm zugeordnet sind und keine Aufbewahrungsfrist haben, liegen danach 30 Tage im Papierkorb. Im Änderungsprotokoll bleibt, dass, wann und durch wen der Eintrag geändert oder gelöscht wurde, ohne seinen Inhalt; von gelöschten Leads und Kontakten behalten wir die Kennung, damit eine wiederholte Anfrage sie nicht erneut anlegt. Ein Eintrag auf der Sperrliste bleibt bestehen, damit der Widerspruch weiter beachtet wird. Angaben über die Person, die an anderer Stelle als freier Text stehen, etwa in Notizen zu anderen Einträgen, in Dokumenten und ihren Titeln oder in E-Mails im Eingang, entfernt das Löschen nicht, ebenso wenig ausgestellte Belege.

Vergütung und Lohnvorbereitung. Führt Ihr Unternehmen in miphu die Vergütung seiner Beschäftigten, verarbeiten wir sie in seinem Auftrag: Festgehalt je Monat oder Jahr, Stundenlohn oder keine feste Vergütung mit dem Tag, ab dem sie gilt, und ihrer Historie, Wochenstunden, einen Hinweis, variable Bestandteile wie Provision, Bonus oder Zulage und die Personalnummer. Zweck ist, dass Ihr Unternehmen seine Lohnabrechnung vorbereiten kann: miphu stellt je Monat Vergütung, die geplanten Stunden veröffentlichter Einsätze, bei eingeschalteter Zeiterfassung die erfassten Stunden und je Tag Beginn, Ende und Pause, genehmigte Abwesenheiten, Eintritt und das Ende des Zugangs als Datei zusammen, die Ihr Unternehmen lädt und an sein Lohnbüro gibt. miphu rechnet keinen Lohn. Sehen und ändern können die Vergütung nur der Inhaber und wem der Inhaber das Recht „Personal“ gibt; Sie selbst sehen Ihre eigene Vergütung einschließlich des Hinweises, nur lesend. Außerhalb Ihres Unternehmens erhält sie nur, wem Ihr Unternehmen die Datei gibt, etwa sein Lohnbüro, und eine KI-App unter den Bedingungen in Abschnitt 9. Im Änderungsprotokoll stehen bei der Vergütung keine Beträge, nur welche Felder geändert wurden. Die Vergütung löschen wir mit Ihrer Personalakte (Abschnitt 13), sonst mit den übrigen Daten Ihres Unternehmens; eine eigene Frist legen wir nicht fest.

Buchhaltung. Nutzt Ihr Unternehmen die Buchhaltung, bucht miphu Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben ins Journal; Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter stehen dort mit eigenem Konto. Eine Buchung ist mit der Erfassung festgeschrieben: Sie lässt sich nicht ändern oder löschen, nur stornieren, und die Buchungen sind durch Prüfsummen verkettet. Importiert Ihr Unternehmen einen Kontoauszug (CSV, Excel, CAMT.053 oder MT940), speichern wir je Umsatz Tag, Betrag, Name und IBAN der Gegenpartei, Verwendungszweck und Referenz und die Datei als Beleg; miphu schlägt nur eindeutige Zuordnungen vor, gebucht wird erst, wenn eine Person oder eine KI-Verbindung sie bestätigt. Ein Lohnjournal übernimmt das Ergebnis der Lohnabrechnung Ihres Unternehmens je Monat und Person (Personalnummer, Name, Beträge); die Zeilen je Person sehen nur der Inhaber und wer Zugriff auf die Finanzen und das Recht „Personal“ hat. Für die Betriebsprüfung erstellt miphu einen Export (§ 147 Abs. 6 AO). Einzeln löscht miphu nichts aus den Büchern; sie gehen mit den übrigen Daten Ihres Unternehmens (Abschnitt 13). Rechtsgrundlage ist bei Ihrem Unternehmen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Meine Unterlagen. Ihr Unternehmen kann Ihnen Dokumente aus Ihrer Personalakte unter „Meine Unterlagen“ zugänglich machen. Lohnabrechnungen und Verträge, die es in Ihre Akte legt, sind für Sie ab Werk freigegeben, andere Personalunterlagen nur, wenn Ihr Unternehmen sie freigibt. Sie sehen und laden die jeweils aktuelle Fassung, solange Sie einen Zugang haben. Ihre Abrufe unter „Meine Unterlagen“ protokollieren wir nicht einzeln: An der Freigabe speichern wir nur, wann Sie die Unterlage zum ersten Mal geladen oder angesehen haben, und diesen Zeitpunkt sieht Ihr Unternehmen. Über eine neue Unterlage benachrichtigt miphu Sie (Abschnitt 10).

Bewerbungen. Schaltet Ihr Unternehmen die Bewerbungen ein (ab Werk aus), führt es Stellen und Bewerbungen mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Phase, Tag des Eingangs, Notizen, Aufgaben und Unterlagen wie dem Lebenslauf. Bewerbungen legen Nutzer oder ihre KI-Verbindung an; ein Bewerbungsformular hat miphu nicht, und den Bewerbern schreibt miphu nichts. Sehen können sie der Inhaber, die Verwaltung und wer das Recht „Personal“ hat. Nach einer Absage zeigt miphu eine Bewerbung nach der Frist, die Ihr Unternehmen einstellt (Vorschlag für Deutschland sechs Monate), zum Löschen an; gelöscht wird sie, wenn jemand sie löscht. Wird jemand eingestellt, gehen Name, E-Mail-Adresse und Unterlagen in die Personalakte. Wir verarbeiten das im Auftrag Ihres Unternehmens; Rechtsgrundlage ist bei ihm Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung nach einer Absage lit. f.

Arbeitszeiten. Schaltet Ihr Unternehmen die Zeiterfassung ein (ab Werk aus), erfassen Sie in miphu, wann Sie kommen, Pause machen und gehen, und auf Wunsch, für welchen Kunden oder Auftrag Sie gerade arbeiten. Wir speichern jede Erfassung mit dem maßgeblichen Zeitpunkt, der Zeit Ihres Geräts und dem Zeitpunkt, zu dem sie bei uns ankam; ohne Netz gilt die Zeit Ihres Geräts, und die Erfassung wird so markiert. Einen Standort, eine Gerätekennung oder Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Erfassungen werden nicht überschrieben: Ein Nachtrag oder eine Korrektur kommt mit Grund hinzu, die ursprüngliche Erfassung bleibt sichtbar, und die Erfassungen jeder Person sind durch Prüfsummen verkettet. Ändert jemand anderes Ihre Arbeitszeit, benachrichtigt miphu Sie (Abschnitt 10). Ihre Arbeitszeiten sehen Sie selbst, der Inhaber und wer im Unternehmen das Recht „Personal“ oder „Planung“ hat. Am Kunden oder Auftrag sieht, wer ihn lesen darf, die Summe der Stunden und, damit Ihr Unternehmen sie abrechnen kann, die noch nicht abgerechnete Zeit eines Auftrags mit Person, Tag und Dauer; rechnet Ihr Unternehmen je Person ab, stehen Ihr Name und Ihre Stunden auf der Rechnung an seinen Kunden. Ihre Zeiten können Sie als CSV-Datei laden. Wie lange die Zeiten aufbewahrt werden, stellt Ihr Unternehmen ein; vorher lässt sich Ihre Personalakte nicht löschen, und von selbst löschen wir keine Arbeitszeiten. Ob und wie Ihr Unternehmen Arbeitszeiten erfassen muss, richtet sich nach dem Recht, das für es gilt; verantwortlich ist Ihr Unternehmen.

Protokoll. Für jedes Unternehmen führt miphu ein Protokoll. Darin steht, wann Sie sich an- und abmelden und wann eine Anmeldung an Ihrem Konto fehlschlägt, jeweils mit dem Netzbereich Ihres Geräts (bei IPv4 ohne den letzten Block, bei IPv6 die ersten 48 Bit), und welche Verwaltungsvorgänge Sie auslösen, etwa geänderte Zugänge und Rechte, KI-Verbindungen und Datenexporte; Änderungen des SwiftLabs-Supports stehen mit ihrem Anlass darin. Was Sie lesen, steht nicht darin. Lesen können das Protokoll der Inhaber und die Verwaltung, auch über eine KI-Verbindung (Abschnitt 9). Die Einträge sind durch Prüfsummen verkettet. Den Netzbereich löschen wir nach 90 Tagen, die Einträge nach der Frist, die Ihr Unternehmen einstellt: mindestens zwei Jahre, Verwaltungsvorgänge bei Unternehmen in Deutschland mindestens zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO). Wir führen das Protokoll im Auftrag Ihres Unternehmens; Rechtsgrundlage ist bei ihm Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse an der Sicherheit seiner Daten und der Nachvollziehbarkeit seiner Einstellungen.

Wenn Sie als Mitarbeiter, Kunde oder Kontakt eines Unternehmens Fragen zu diesen Daten haben, wenden Sie sich bitte zuerst an dieses Unternehmen. Wir unterstützen es bei der Antwort.

In den Apps:

• Ihre Anmeldung wird mit Ihrer Anmeldeadresse im Schlüsselbund des Geräts gespeichert. Endet sie, ohne dass Sie sich abmelden, öffnet die App die Anmeldung mit dieser Adresse; beim Abmelden löscht sie beides.
• Nach einem richtigen Code der Zwei-Faktor-Authentifizierung hält die App im Schlüsselbund einen Schlüssel, mit dem das Gerät als vertrauenswürdig gilt (Abschnitt 2).
• Damit Listen auch ohne Netz lesbar bleiben, hält die App den zuletzt geladenen Stand auf dem Gerät.
• Damit Sie Einträge über die Systemsuche finden, legt die App einen Suchindex auf dem Gerät an. Er enthält Name bzw. Titel und Ort, bei Anfragen zusätzlich die Telefonnummer, keine Beträge, und wird beim Abmelden gelöscht.
• Widgets zeigen Wiedervorlagen mit Titel, Ort und Fälligkeit, ohne Beträge.
• Die Darstellung (hell, dunkel, Akzentfarbe) speichert die App je Konto auf dem Gerät.

Absturz- und Leistungsberichte. Das Betriebssystem stellt der App Berichte über Abstürze, Hänger und die Leistung der App bereit (Apple MetricKit). Die App liest sie und schickt sie uns nur, wenn Sie in den Einstellungen der App „Absturzberichte senden“ einschalten; ab Werk ist der Schalter aus. Er gilt für das Gerät, auf dem Sie ihn einschalten, und Sie können ihn jederzeit wieder ausschalten; dann liest die App keine Berichte mehr und löscht, was noch nicht gesendet ist. Von einem Bericht speichern wir nur: den Tag des Eingangs, Plattform und Geräteart (iPhone, iPad, Mac), die Versionen von App und Betriebssystem, den Berichtszeitraum als Datum, Zählwerte und Dauern (etwa wie oft und aus welchem Grund die App beendet wurde, Start- und Hängerzeiten, Speicherspitze und Schreibvolumen) und bei einem Absturz seine Art, den Ausnahmetyp und bis zu 16 Einträge des Aufrufstapels. Einen Bericht speichern wir ohne Konto, Unternehmen, Gerätekennung, IP-Adresse und ohne Texte aus der App und löschen ihn nach 90 Tagen. Nur um höchstens 50 Berichte je Person und Tag anzunehmen, zählen wir sie unter einem aus Ihrem Konto abgeleiteten Schlüssel; diesen Zähler löschen wir nach zwei Tagen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ein Widerruf gilt für die Zukunft.

Web-App. Die Web-App auf app.miphu.com setzt sechs Cookies, die für den Dienst technisch notwendig sind. Alle sechs gelten nur für app.miphu.com, werden nur über HTTPS gesendet und sind für Skripte im Browser nicht lesbar:

• __Host-miphu-sitzung hält Ihre Anmeldung: verschlüsselt, mit dem Sitzungsschlüssel und dem Schlüssel zu seiner Erneuerung, Ihrem Konto, Ihrem Unternehmen, Ihrer Anmeldeadresse und Ihrer Sprache. Es gilt höchstens 30 Tage und wird beim Abmelden gelöscht.
• __Host-miphu-ende setzt die Web-App, wenn Ihre Anmeldung endet, ohne dass Sie sich abmelden: verschlüsselt, mit Ihrem Konto, dem Unternehmen und seinem Namen, dem Zeitpunkt und Ihrer Anmeldeadresse. Damit nennt die Anmeldeseite das Unternehmen und füllt Ihre Adresse vor. Es gilt höchstens 30 Tage und wird gelöscht, sobald Sie das Unternehmen wieder öffnen.
• __Host-miphu-geraet hält eine Kennung, mit der unsere Server einen bekannten Browser bei den Grenzen für Anmeldeversuche wiedererkennen. Es gilt 400 Tage und bleibt nach dem Abmelden bestehen.
• __Host-miphu-sprache hält Ihre Sprache für die Seiten vor der Anmeldung. Es gilt 400 Tage.
• __Host-miphu-pruefung hält während einer Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung den offenen Prüfschritt: verschlüsselt, mit Ihrer Anmeldeadresse. Es gilt zehn Minuten und wird nach dem Code gelöscht.
• __Host-miphu-vertraut hält nach einem richtigen Code den Schlüssel, mit dem dieser Browser als vertrauenswürdiges Gerät gilt. Es gilt 400 Tage, wird bei jeder Anmeldung erneuert und bleibt nach dem Abmelden bestehen; wirkungslos wird es, sobald das Vertrauen endet (Abschnitt 2).

Außerdem speichert die Web-App im Speicher Ihres Browsers, je Konto: Ihre Darstellung (hell, dunkel, Akzentfarbe, Zeilendichte), welche Spalten und Bereiche Sie ausgeblendet haben, die fünf zuletzt geöffneten Einträge mit Titel für „Zuletzt“ und die Filter der Startseite, dazu die Breite der Seitenansicht. Vorübergehend hält sie Eingaben, die noch nicht bei uns angekommen sind: einen Vorgang, auf den die Antwort ausblieb, eine Einladung mit Name, E-Mail-Adresse und Rechten der eingeladenen Person, bis sie gesendet ist, und Zählungen einer Inventur und Stempel der Zeiterfassung, die ohne Netz erfasst wurden, bis sie übertragen sind.Für jedes Fenster kommt eine zufällige Kennung hinzu, die mit dem Fenster verschwindet. Diese Angaben erreichen uns nur als der jeweilige Vorgang. Beim Abmelden löscht die Web-App sie aus Ihrem Browser. Endet Ihre Anmeldung, ohne dass Sie sich abmelden, bleiben nur Zählungen einer Inventur und Stempel stehen, die noch nicht übertragen sind.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen der Cookies und dieser Angaben ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die Verarbeitung danach gilt Abschnitt 2, bei der Kennung für die Anmeldegrenzen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb. Fehler in unserem Programmcode meldet die Web-App uns, wie in Abschnitt 4 beschrieben; sie speichert dafür nichts in Ihrem Browser. Die Web-App lädt nichts von fremden Servern; Schriften und Bilder kommen von app.miphu.com. Ausgenommen ist die Startseite der App im Verwaltungsbereich von Shopify, die das Skript App Bridge von Shopify lädt (Abschnitt 6).

miphu enthält keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste Dritter.

Die Dienste von miphu, die Datenbank, den Speicher für hochgeladene Dateien und die verschlüsselten Sicherungen betreibt für uns die Hetzner Online GmbH (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Server, Dateispeicher und Datensicherungen stehen in Rechenzentren in Deutschland.

Auch den Server der Web-App auf app.miphu.com betreibt für uns Hetzner, im Rechenzentrum Nürnberg. Er hält keine Datenbank und speichert keine Dateien; er gibt Anfragen über ein privates Netz an unsere übrigen Server weiter.

Hochgeladene Dateien speichern wir verschlüsselt, mit einem eigenen Schlüssel je Unternehmen, im Rechenzentrum Nürnberg und eine zweite Kopie in Falkenstein. Wird ein Unternehmen endgültig gelöscht, löschen wir seinen Schlüssel; damit sind seine Dateien auch in allen Kopien nicht mehr lesbar. Unverschlüsselt liegen nur die Artikelbilder, die Ihr Unternehmen veröffentlicht (Abschnitt 6).

Sie können eine KI-App wie Claude oder ChatGPT mit miphu verbinden. Dafür melden Sie sich mit Ihrem eigenen miphu-Zugang an, wählen das Unternehmen und die Bereiche und geben die Verbindung frei. Um Ihre Anfragen zu beantworten, kann die App dann die Daten Ihres Unternehmens lesen, die Sie in miphu sehen dürfen, in den Bereichen, die Sie freigegeben haben: Leads, Kunden und Kontakte mit Name, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift, Notizen und Aufgaben, Tickets mit ihrem Verlauf, Angebote, Aufträge und Rechnungen mit Zahlungsstatus, offenen oder überfälligen Beträgen und den zuletzt erfassten Zahlungen, die noch nicht abgerechnete Zeit an Aufträgen mit Person, Tag und Dauer, Ausgaben, die Buchhaltung mit Journal, Konten, Anlagen und Kontoauszügen mit Namen und IBAN der Gegenparteien, Artikel, Lager, Lieferanten, Einkauf und Lieferungen, die Zahlen der Einblicke sowie Namen, Titel, Rang und Abteilungen Ihrer Kollegen. Über Sie selbst liest sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Rechte in miphu. Sind Sie Inhaber oder gehören Sie zur Verwaltung, liest sie auch, ohne dass Sie einen Bereich wählen, die Einstellungen Ihres Unternehmens mit seinen Bank- und Steuerangaben, die Zugänge mit Rollen und Rechten und die Sperrliste. Nicht heraus gibt die Verbindung Zugangsdaten und Zahlungsmittel, Dateien nur so, wie unten zum Bereich „Dokumente“ beschrieben, und Personaldaten nur so, wie unten zum Bereich „Personal“ beschrieben. Das Logo Ihres Unternehmens erhält die App als Bild, zusammen mit Firmenfarbe und Absenderangaben, damit sie Dokumente im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens gestalten kann. Steht ein Lead, Kunde oder Kontakt auf der Sperrliste Ihres Unternehmens (Abschnitt 6), liest die App auch den Tag des Widerspruchs. Den Grund eines Eintrags auf der Sperrliste liest sie nie.

Hat die Verbindung den Bereich „Dokumente“, kann die App von den Dokumenten, die Sie in miphu sehen dürfen, den Titel, Angaben wie Datum, Betrag und Gegenpartei sowie den Text, den miphu aus der Datei gelesen oder erkannt hat, und die Datei selbst lesen, etwa ein PDF oder ein Bild. Den Bereich gibt es nur, wenn der Inhaber oder die Verwaltung Ihres Unternehmens in miphu „KI-Verbindungen dürfen Dokumente lesen“ eingeschaltet hat (ab Werk ausgeschaltet). Unter „Ausgewählte“ ist er bei der Freigabe nicht vorausgewählt; wird die Einstellung ausgeschaltet, verlieren alle Verbindungen den Bereich sofort. Vertrauliche und gesperrte Dokumente sowie Dokumente im Papierkorb liest die App nie, Personalunterlagen nur, wenn die Verbindung außerdem den Bereich „Personal“ hat und Sie Inhaber sind oder das Recht „Personal“ haben. Ab der Stufe „Schreiben“ kann sie außerdem einen Text oder eine Datei bis 4 MB als neues Dokument ablegen, nie als Personalunterlage, Titel, Art, Angaben und Schlagworte eines Dokuments ändern und ein Dokument mit einem weiteren Datensatz verknüpfen oder die Verknüpfung lösen. Eine Datei prüft und liest miphu dabei wie einen Upload in der App. In der Stufe „Voll“ legt sie Dokumente auch in den Papierkorb und holt sie zurück. Endgültig löschen oder für Kunden teilen kann sie Dokumente nicht.

Hat die Verbindung den Bereich „Personal“, kann die App Personalakten mit Name, Personalnummer, Funktion, dienstlichen Kontaktdaten, Eintritt, Arbeitstagen, Abteilungen und Urlaubskonto lesen sowie beantragte und genehmigte Abwesenheiten mit Art, Zeitraum und Stand. Den Bereich gibt es nur, wenn Sie Personaldaten in miphu sehen dürfen und der Inhaber Ihres Unternehmens „KI-Verbindungen dürfen Personaldaten lesen“ eingeschaltet hat (ab Werk ausgeschaltet). Die Vergütung und die Lohnvorbereitung liest die App nur, wenn Sie Inhaber sind oder das Recht „Personal“ haben. Nutzt Ihr Unternehmen die Bewerbungen, liest sie mit dem Bereich auch Stellen und Bewerbungen mit ihren Unterlagen, legt ab der Stufe „Schreiben“ welche an und ändert sie und löscht sie in der Stufe „Voll“. Dürfen Sie auch die Finanzen sehen, liest sie das Lohnjournal je Person und übernimmt ab der Stufe „Schreiben“ eines. Unter „Ausgewählte“ ist der Bereich bei der Freigabe nicht vorausgewählt; wird die Einstellung ausgeschaltet, verlieren alle Verbindungen den Bereich sofort. Ab der Stufe „Schreiben“ ändert die App Personalakten und Urlaubsansprüche und, wenn Sie Inhaber sind oder das Recht „Personal“ haben, die Vergütung; sie beantragt oder erfasst Abwesenheiten einschließlich Krankmeldungen und kann sie, wenn Sie das Recht dazu haben, für andere eintragen, genehmigen, ablehnen oder zurücknehmen. In der Stufe „Voll“ archiviert sie Personalakten und entfernt Urlaubsansprüche und Vergütungsbestandteile. Mit dem Bereich „Team“ liest sie, auch ohne den Bereich „Personal“, Ihre eigenen Abwesenheiten und die, die sie für andere einträgt. Lohnabrechnungen und andere Personalunterlagen liest sie wie oben zum Bereich „Dokumente“ beschrieben, als Text und als Datei. Abwesenheiten, Personal- und Bewerbungsunterlagen können Gesundheitsdaten enthalten, etwa die Angabe „Krankheit“ oder eine Krankmeldung, das Lohnjournal mit der Kirchensteuer die Religionszugehörigkeit. Ob sie an den Anbieter der KI-App gehen dürfen, verantwortet Ihr Unternehmen; es braucht dafür eine Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

Planen Sie Einsätze in miphu, liest die App mit dem Bereich „Planung“, auch ohne die Einstellung für Personaldaten, die Einsätze und beantragte und genehmigte Abwesenheiten mit Zeitraum, nur als Urlaub oder Abwesenheit, ohne Art und Notiz. Ab der Stufe „Schreiben“ legt sie Einsätze als Entwurf an, ändert sie und veröffentlicht sie, in der Stufe „Voll“ sagt sie sie auch ab und entfernt sie. Den Bereich gibt es, solange Ihr Unternehmen die Planung nutzt und Sie Inhaber sind, zur Verwaltung gehören oder das Recht „Planung“ haben; unter „Ausgewählte“ ist er vorausgewählt.

Erfasste Arbeitszeiten liest die App nur mit dem Bereich „Arbeitszeiten“, auch ohne die Einstellung für Personaldaten: Ihre eigenen und, wenn Sie Inhaber sind oder das Recht „Personal“ oder „Planung“ haben, die aller, je Person und Tag die geplanten und die erfassten Minuten und die einzelnen Einträge mit Merkmalen wie nachgetragen, korrigiert oder ohne Netz und Hinweisen auf gesetzliche Grenzen. Den Bereich gibt es, solange Ihr Unternehmen die Zeiterfassung nutzt; unter „Ausgewählte“ ist er nicht vorausgewählt. Zu einem Kunden oder Auftrag liest die App die Summe der erfassten Stunden ohne die Personen, zu einem Auftrag außerdem, auch ohne diesen Bereich, die noch nicht abgerechnete Zeit mit Person, Tag und Dauer. Arbeitszeiten erfassen oder ändern kann die App nicht.

Bei der Freigabe wählen Sie den Umfang und die Stufe der Verbindung; vorausgewählt sind „Alle Bereiche“ und „Lesen“. Mit „Alle Bereiche“ hat sie jeden Bereich, den Sie jeweils freigeben dürfen, auch einen, den Sie erst später freigeben dürfen; unter „Ausgewählte“ wählen Sie einzelne Bereiche. In der Stufe „Lesen“ kann die App nichts ändern. Erlaubt Ihr KI-Zugang die Stufe „Schreiben“ und stellen Sie die Verbindung darauf, kann die App auf ihre Anfrage mit Ihren Rechten auch Einträge anlegen und ändern und Vorgänge ausführen, zum Beispiel Angebote und Rechnungen ausstellen, Aufträge bestätigen, Zahlungen erfassen, buchen, Kontoauszüge importieren und zuordnen, Antworten auf Tickets entwerfen, bestellen, Lager buchen und Abwesenheiten beantragen, und über einen Import viele Einträge aus einer Tabelle anlegen, die Sie der App geben. In der Stufe „Voll“ kann sie außerdem Einträge löschen und archivieren, Entwürfe verwerfen, Belege und Buchungen stornieren, Buchungsperioden schließen, die Personendaten eines Kontakts oder Kunden entfernen und Exporte für Ihre Buchhaltung erstellen; sind Sie Inhaber oder gehören Sie zur Verwaltung, ändert sie in dieser Stufe auch die Einstellungen Ihres Unternehmens, Zugänge, Rechte und Abteilungen und die Sperrliste. Legt sie einen Zugang an oder sendet sie eine Einladung erneut, verschickt miphu die Einladung an die eingetragene Adresse. Kunden, Kontakte und Leads endgültig löschen, KI-Zugänge ändern und sonst etwas versenden kann sie in keiner Stufe. Einen Lead, Kunden oder Kontakt, dessen Angaben auf der Sperrliste stehen, legt sie nicht an, auch nicht auf Ihre Anweisung. Was die App so tut, wird wie Ihre Änderung behandelt und steht mit Ihrem Namen und der Verbindung im Änderungsprotokoll Ihres Unternehmens. Umfang und Stufe können Sie in miphu jederzeit ändern. Wird eine Verbindung mit „Schreiben“ oder „Voll“ freigegeben oder ihre Stufe erhöht, schicken wir Ihnen eine E-Mail. Trägt eine KI-App dabei Angaben über andere Personen ein, etwa aus E-Mails oder dem Internet, ist Ihr Unternehmen dafür verantwortlich, diese Personen zu informieren.

Für die Freigabe setzt die Anmeldeseite auf api.miphu.com ein technisch notwendiges Cookie, das die Freigabe Ihrer Anmeldung zuordnet und nach 10 Minuten abläuft. Haben Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, fragt die Seite nach dem Code und setzt danach ein zweites Cookie (__Host-miphu-vertraut), mit dem dieser Browser als vertrauenswürdiges Gerät gilt; es gilt 400 Tage und wird wirkungslos, sobald das Vertrauen endet (Abschnitt 2). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Welche KI-App Sie verbinden, entscheiden Sie selbst. Was die App liest, erhält der Anbieter dieser App, zum Beispiel Anthropic oder OpenAI. Er verarbeitet es nach seinen eigenen Bedingungen und nach den Einstellungen Ihres Kontos bei ihm. Dazu gehört, ob er diese Inhalte zum Training seiner Modelle verwenden darf: Bei manchen Tarifen für Privatpersonen ist das möglich, wenn die entsprechende Einstellung eingeschaltet ist. miphu selbst ruft kein Sprachmodell auf.

Wir protokollieren je Abruf Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis, Nutzer, Unternehmen, App, Werkzeug und die Anzahl der übermittelten Datensätze, nicht aber Suchbegriffe oder Inhalte, damit Ihr Unternehmen nachvollziehen kann, welche Verbindung wann was abgerufen hat, und damit wir die Grenzen je Verbindung einhalten. Diese Protokolle löschen wir nach 90 Tagen. Zu jeder Verbindung speichern wir, wer sie für welches Unternehmen und welche App angelegt hat, die freigegebenen Bereiche oder „Alle Bereiche“, die Stufe und wann sie zuletzt geändert wurde, wann sie zuletzt genutzt wurde und ob und warum sie widerrufen wurde; außerdem entsteht ein Eintrag im Änderungsprotokoll Ihres Unternehmens. Zu Ihrem Zugang speichern wir Ihren KI-Zugang: kein KI-Zugang, „Lesen“, „Schreiben“ oder „Voll“. Diese Angaben bewahren wir auf, solange das Unternehmenskonto besteht.

Die Daten, die die App liest, das Abrufprotokoll, die Angaben zu den Verbindungen und die Anmeldung der App mit Ihrem Zugang verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens (Abschnitt „Wofür diese Erklärung gilt“) nach § 12 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Verantwortlich ist Ihr Unternehmen, auch für die Rechtsgrundlage; das Abrufprotokoll erhält es mit seinem Datenexport.

Sie können Ihre Verbindung jederzeit in miphu widerrufen. Der Inhaber kann jede Verbindung im Unternehmen widerrufen, Administratoren die Verbindungen von Mitarbeitern, und der Inhaber kann Verbindungen für das ganze Unternehmen abschalten. Auch die KI-App kann die Verbindung von ihrer Seite beenden.

miphu kann Sie über Aufgaben benachrichtigen, wenn sich an ihnen etwas tut: wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist oder Titel, Beschreibung oder Fälligkeit einer Aufgabe ändert, für die Sie zuständig sind, wenn eine Aufgabe für Ihre Abteilung offen ist und wenn jemand eine Aufgabe, die Sie angelegt haben, übernimmt, auf „In Arbeit“ setzt oder erledigt. Mehrere Änderungen an derselben Aufgabe fassen wir innerhalb von zehn Minuten zu einer Benachrichtigung zusammen. Über Ihre eigenen Schritte benachrichtigt miphu Sie nicht. Ist an einer Aufgabe, für die Sie oder Ihre Abteilung zuständig sind, ein Zeitpunkt zum Erinnern eingetragen, erinnert miphu Sie dann daran, auch wenn Sie ihn selbst eingetragen haben. Außerdem meldet miphu Ihnen, wenn ein Link, den Sie für einen Kunden erstellt haben, zum ersten Mal geöffnet wird, und bei einem Angebot auch, wenn der Kunde darüber entschieden oder den Vertrag widerrufen hat; diese Nachrichten erhält, wer für das Angebot zuständig ist, sonst wer den Link erstellt hat (Abschnitt 6). Zur Online-Zahlung meldet miphu, wenn ein Zahlungslink zum ersten Mal geöffnet, eine Rechnung online bezahlt, eine Zahlung nicht eingegangen oder angefochten ist und wenn Stripe Angaben braucht; diese Nachrichten erhalten je nach Art, wer den Link erstellt hat, der Inhaber und die Verwaltung mit Zugriff auf die Finanzen. Zum Versand meldet miphu ein Problem mit einer Sendung und eine angemeldete Retoure der Person, die das Label erstellt hat, zu Shopify eine Bestellung, die geprüft werden muss, der Person, die den Shop verbunden hat. Hält miphu eine Verbindung zu Sendcloud oder Shopify an, erfahren es der Inhaber und die Verwaltung; schlägt die Übernahme von Meldungen fehl, die Person, die verbunden hat. Gibt Ihr Unternehmen eine Unterlage für Sie unter „Meine Unterlagen“ frei, benachrichtigt miphu Sie frühestens zwei Minuten danach; nimmt Ihr Unternehmen die Freigabe vorher zurück, entfällt die Nachricht. Erfasst oder ändert jemand anderes Ihre Arbeitszeit, meldet miphu Ihnen das mit dem Tag, ohne Zeiten, Grund und Namen. Sind Sie Inhaber, meldet miphu Ihnen, wenn eine KI-Verbindung einen Zugang anlegt oder ändert oder eine Einladung erneut sendet, mit dem Namen der Person, deren Verbindung es war, ohne Angaben zum Zugang. Zu Tickets meldet miphu der zuständigen Person, wenn ihr jemand ein Ticket zuweist und wenn ein Kunde auf ihr Ticket antwortet, ohne Betreff und Kunde. Eine Anfrage über das Anfrageformular meldet miphu der Person, die dafür zuständig ist, sonst allen, die Anfragen bearbeiten dürfen, ohne Angaben des Absenders. Erwähnt Sie jemand in einer Notiz, meldet miphu Ihnen das mit dem Namen der Kollegin oder des Kollegen, ohne Text und Datensatz. Eine Benachrichtigung enthält, in der Sprache Ihrer App, den Titel der Aufgabe, den Namen einer Kollegin oder eines Kollegen, einen Abteilungsnamen oder die Fälligkeit der Aufgabe - keine Beträge und keine Kundendaten über den Titel hinaus; die Nachrichten über einen geöffneten Link, über die Entscheidung zu einem Angebot oder dessen Widerruf, über eine neue Unterlage, zu Online-Zahlungen, Sendungen und Shopify nennen kein Dokument.

Dafür meldet die App Ihr Gerät bei uns an. Gespeichert werden die Gerätekennung, die Apple für miphu auf diesem Gerät vergibt, die Plattform (iPhone, iPad oder Mac), die Version der App und ihre Sprache, dazu Ihr Konto, Ihr Unternehmen und wann sich das Gerät zuletzt gemeldet hat. Die Registrierung hängt an der Anmeldung, mit der Sie sie angelegt haben: Wir löschen sie, wenn Sie sich abmelden, wenn Ihr Konto gelöscht oder gesperrt wird, wenn Ihre Zugehörigkeit zum Unternehmen endet oder wenn Apple uns meldet, dass die Kennung nicht mehr gilt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, Ihnen die Benachrichtigungen zuzustellen, die Sie auf Ihrem Gerät zulassen; die Inhalte selbst stammen aus den Daten Ihres Unternehmens (Abschnitt 6).

Zugestellt werden die Benachrichtigungen über den Apple Push Notification service. Apple erhält dabei die Gerätekennung und den Text der Benachrichtigung. Ob Ihr Gerät sie anzeigt, entscheiden Sie in den Einstellungen des Geräts; welche der sieben Arten zu Aufgaben Sie bekommen, stellen Sie in miphu ein. Ab Werk sind alle sieben eingeschaltet. Schalten Sie eine Art ab, verwerfen wir auch, was dafür noch aussteht. Die Nachrichten über einen geöffneten Link, über die Entscheidung zu einem Angebot oder dessen Widerruf, über eine neue Unterlage, über eine geänderte Arbeitszeit, über einen Zugang, zu Online-Zahlungen, Sendungen, Shopify, Verbindungen, Tickets, Anfragen aus dem Formular und Erwähnungen haben in miphu keinen eigenen Schalter.

Eine Benachrichtigung wartet höchstens 24 Stunden auf die Zustellung. Sobald sie zugestellt oder endgültig gescheitert ist, löschen wir ihren Inhalt sofort und den Eintrag nach sieben Tagen.

• Hostinger International Ltd., Kaunas (Litauen) - Betrieb dieser Website.
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen - Server, Datenbank und Sicherung der miphu-Dienste, der Server der Web-App und der Empfang von E-Mails an die Eingangsadressen.
• Stripe Payments Europe, Limited, Irland - Zahlungen, Abonnement und Rechnungen, wenn Ihr Unternehmen miphu in der Web-App abschließt, als unser Auftragsverarbeiter und für eigene Zwecke in eigener Verantwortung (Abschnitt 5).
• Resend (Plus Five Five, Inc.), USA - Versand der E-Mails zur Anmeldung und der Benachrichtigungen über neue KI-Verbindungen (Abschnitt 3).
• Apple - Kauf und Abrechnung des Abonnements in eigener Verantwortung sowie die Zustellung der Benachrichtigungen an Ihr Gerät (Abschnitt 10).
• Apple (iCloud Mail) - Postfach unserer Kontaktadresse.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irland, und Anthropic PBC, USA) - Claude als Hilfe bei der Bearbeitung Ihrer Anfragen (Abschnitt 3).
• Stripe als Vertragspartner Ihres Unternehmens, wenn es die Online-Zahlung nutzt - die Angaben zu den Rechnungen, die seine Kunden online bezahlen (Abschnitt 6).
• Sendcloud als Vertragspartner Ihres Unternehmens, wenn es darüber versendet, und die Paketdienste, die es dort nutzt - die Angaben der Sendungen (Abschnitt 6).
• Shopify als Vertragspartner Ihres Unternehmens, wenn es seinen Shop mit miphu verbindet - Bestand, Erfüllungen und auf Wunsch der Link zur Rechnung (Abschnitt 6).
• Der Anbieter einer KI-App, die Sie selbst mit miphu verbinden - die Daten, die diese App liest (Abschnitt 9).
• Der Anbieter einer Kalender-App, in der Sie Ihren Kalender aus miphu abonnieren - die Termine dieses Kalenders (Abschnitt 6).

Personenbezogene Daten verkaufen wir nicht. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

Sitzt Ihr Unternehmen außerhalb der EU und des EWR, gehen die Daten Ihres Unternehmens dorthin, wenn Sie oder Ihre Kollegen miphu dort nutzen oder Daten exportieren. Besteht für das Land kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, gelten dafür die Standardvertragsklauseln der Kommission (Modul 4), die Teil unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit Ihrem Unternehmen sind (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Für das Vereinigte Königreich und die Schweiz besteht ein solcher Beschluss. Ihre Daten speichern wir auch dann in Deutschland (Abschnitt 8).

Resend (Plus Five Five, Inc.) sitzt in den USA. Die Übermittlung stützen wir auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Anthropic, dessen Claude wir bei Anfragen an uns nutzen (Abschnitt 3), überträgt die Daten nach eigenen Angaben auf seine Server in den USA. Anthropic PBC ist nicht nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert (geprüft am 12.10.2026), und zwischen uns und Anthropic gibt es keine Standardvertragsklauseln. Für Übermittlungen außerhalb des EWR nennt Anthropic in seiner Datenschutzerklärung Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln und Ausnahmen nach Art. 49 DSGVO.

Verbinden Sie eine KI-App (Abschnitt 9), erhält ihr Anbieter die Daten, die sie liest. Verarbeitet er sie außerhalb der EU und des EWR, etwa in den USA, ist das eine Übermittlung in ein Drittland. Sie geschieht auf Ihre Freigabe im Auftrag Ihres Unternehmens; welche Garantien dafür gelten, regelt der Vertrag zwischen Ihnen oder Ihrem Unternehmen und dem Anbieter, und ob die Übermittlung zulässig ist, verantwortet Ihr Unternehmen. Von uns aus übermitteln wir dem Anbieter nichts.

Stripe kann Daten an die Stripe, LLC in den USA und an andere Unternehmen der Stripe-Gruppe übermitteln. Die Stripe, LLC ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert (Art. 45 DSGVO, geprüft am 23.10.2026); wo er nicht greift, gelten die Standardvertragsklauseln, die der Vertrag mit Stripe enthält, beim Abonnement unserer, bei der Online-Zahlung der Ihres Unternehmens (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Sendcloud und Shopify erhalten Daten nach den Verträgen Ihres Unternehmens mit ihnen; welche Garantien dort für Übermittlungen in Drittländer gelten, regeln diese Verträge. Geht ein Paket in ein Land außerhalb der EU und des EWR, erhält der Paketdienst dort die Angaben der Sendung.

Die Benachrichtigungen (Abschnitt 10) stellt der Apple Push Notification service zu. Vertragspartner für diesen Dienst ist Apple Inc. mit Sitz in den USA. Apple gibt nicht an, wo die Gerätekennung und der Text der Benachrichtigung verarbeitet werden; wir gehen deshalb von einer Übermittlung in die USA aus.

Für diese eine Übermittlung gibt es keine Angemessenheitsentscheidung und keine Standardvertragsklauseln. Apple Inc. ist nicht Teilnehmer des EU-US-Datenschutzrahmens, und Apple stellt für den Push-Dienst keine Standardvertragsklauseln bereit. Wir stützen die Übermittlung deshalb auf Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Das bedeutet für Sie: Ihre Daten werden ohne die Garantien übermittelt, die Kapitel V der DSGVO sonst vorsieht — insbesondere können US-Behörden unter dortigem Recht auf Daten bei US-Anbietern zugreifen, und Ihnen stehen dagegen möglicherweise keine wirksamen Rechtsbehelfe zu. Deshalb ist die Übermittlung freiwillig: Sie findet nur statt, wenn Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Gerät einschalten, bei Aufgaben zusätzlich nur für die Arten, die Sie in miphu eingeschaltet lassen, und sie endet, sobald Sie Benachrichtigungen auf dem Gerät wieder ausschalten. Wir begrenzen den Inhalt zusätzlich: keine Beträge, keine Kundendaten über den Titel einer Aufgabe hinaus und kein Dokumenttitel, der Titel einer Aufgabe nach 80 Zeichen gekürzt, und nach höchstens 24 Stunden wird eine unzustellbare Benachrichtigung verworfen.

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 Abs. 1). Für eine Anfrage genügt eine formlose E-Mail an hello@miphu.com.

Zwei dieser Rechte sind in miphu eingebaut:

• Daten mitnehmen. Der Inhaber und die Verwaltung eines Unternehmens erzeugen in miphu eine vollständige Kopie der Unternehmensdaten als ZIP-Archiv: auf iPhone und iPad unter Einstellungen, Unternehmensdaten, „Daten exportieren“, auf dem Mac unter Einstellungen, Unternehmen, „Daten exportieren“, in der Web-App in den Einstellungen. Das fertige Archiv steht sieben Tage zum Herunterladen bereit. Der Inhaber kann es auch dann noch erzeugen, wenn das Abonnement beendet ist.
• Konto löschen. Als Inhaber löschen Sie Ihr Konto in der App und in der Web-App unter Einstellungen, Mein Profil, „Konto löschen“. Bevor Sie bestätigen, zeigt miphu Ihnen, was mit Ihrem Zugang und mit dem Unternehmen geschieht. Den Zugang eines Mitarbeiters verwaltet sein Unternehmen (unten).

Nach einer Löschung. Löschen Sie Ihr Konto, endet Ihr Zugang sofort. Ihre Anmeldung, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort und Ihr Profilbild löschen wir nach 30 Tagen endgültig, Sicherungskopien spätestens 90 Tage danach. Innerhalb der 30 Tage können Sie die Löschung mit einer E-Mail an hello@miphu.com rückgängig machen lassen. Sind Sie Inhaber, schließen Sie mit Ihrem Konto das Unternehmen: Seine Daten bewahren wir ebenfalls 30 Tage auf und löschen sie dann endgültig, Sicherungskopien spätestens 90 Tage danach. Ein Abonnement über Stripe beenden wir dabei sofort; wird die Löschung rückgängig gemacht, lebt es nicht wieder auf.

Wenn Ihr Unternehmen Ihren Zugang beendet. Ihr Arbeitgeber ist für Ihren Zugang und Ihre Mitarbeiterdaten verantwortlich; ein Löschverlangen richten Sie deshalb an ihn, und er setzt es in miphu um. Schreiben Sie uns, leiten wir Ihr Verlangen an ihn weiter. Er hat zwei Wege. Deaktivieren nimmt Ihnen den Zugang, lässt sich rückgängig machen und ändert nichts an Ihrem Namen. Löschen beendet den Zugang sofort und ersetzt danach Ihre Personendaten im Team endgültig: Ihren Namen, Ihr Profilbild und Ihren Titel. An ihrer Stelle steht ein neutraler Vermerk.

Dafür gelten dieselben Fristen wie oben: Wir bewahren die Daten 30 Tage auf, damit Ihr Unternehmen die Löschung in dieser Zeit noch zurücknehmen kann, und ersetzen sie danach; Sicherungskopien spätestens 90 Tage danach. Was das Unternehmen gesetzlich aufbewahren muss, bleibt bestehen — ausgestellte Belege und Schichtpläne werden nicht verändert, damit sie richtig bleiben. Sie tragen dann aber nicht mehr Ihren Namen, sondern den Vermerk.

Ihre Personalakte. Für die Personalakte, die Ihr Unternehmen in miphu über Sie führt, ist das Unternehmen verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag. Wird Ihr Zugang gelöscht, bleibt die Akte zunächst bestehen, mit Ihrem Namen, dienstlicher E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Funktion, Eintrittsdatum, Arbeitstagen, Urlaubsanspruch und, wenn Ihr Unternehmen sie in miphu führt, Ihrer Vergütung. Das Unternehmen kann die Akte archivieren, ihre Angaben ändern und sie einzeln endgültig löschen, sobald kein Zugang sie mehr hält; solange Sie einen Zugang haben, lässt sie sich nicht löschen. Enthält sie erfasste Arbeitszeiten, lässt sie sich außerdem erst löschen, wenn die Aufbewahrung abgelaufen ist, die Ihr Unternehmen für Arbeitszeiten eingestellt hat. Mit der Akte löschen wir Urlaubsansprüche, Vergütung und die Freigaben unter „Meine Unterlagen“ und leeren die Notizen an Ihren Abwesenheiten; Art und Zeitraum der Abwesenheiten und Ihre Einsätze bleiben für die Planung des Unternehmens, und Dokumente aus der Akte bleiben ohne Verknüpfung im Bereich Personal, bis das Unternehmen sie löscht. Löscht das Unternehmen die Akte nicht, wird sie mit seinen übrigen Daten gelöscht, wenn es geschlossen wird oder sein Abonnement endet, zu den Fristen in diesem Abschnitt. Eine eigene Aufbewahrungsfrist für die Akte legen wir nicht fest.

Endet das Abonnement eines Unternehmens, bleiben seine Daten mindestens 90 Tage erhalten; danach gelten dieselben Fristen wie nach einer Löschung durch den Inhaber. Unabhängig von einer Löschung bewahren wir die Zustimmungen zu den Nutzungsbedingungen und zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Nachweise zu Abonnements für unsere Buchführung und die Aufzeichnung der Löschung selbst auf.

Technische Aufzeichnungen. Eine Anmeldung gilt höchstens 30 Tage. Ihr Sitzungsschlüssel läuft nach zwölf Stunden ohne Nutzung ab; solange die Anmeldung gilt, erneuern ihn App und Browser selbst. Für Links aus E-Mails gelten die Fristen in Abschnitt 3. Diese Einträge und die Nachricht dazu löschen wir, sobald sie benutzt oder ersetzt werden, spätestens mit dem Konto. Die bisherige und die neue Adresse einer Änderung Ihrer E-Mail-Adresse löschen wir, sobald die Nachricht an die bisherige Adresse versandt ist oder der Link ungenutzt abläuft. Schlüssel zur Begrenzung von Anmeldeversuchen löschen wir, sobald sie ablaufen. Für KI-Verbindungen gilt: das Abrufprotokoll 90 Tage, Freigaben und Autorisierungscodes einen Tag nach ihrem Ablauf, eine nie benutzte Verbindung 30 Tage. Ausstehende Benachrichtigungen verlieren ihren Inhalt mit der Zustellung, der Eintrag selbst wird nach sieben Tagen gelöscht. Die Fehlersammlung löschen wir nach 30 Tagen, ihren Zähler nach zwei Tagen (Abschnitt 4). Für Dokumente, Links für Kunden und Importe gelten die Fristen in Abschnitt 6, für Absturz- und Leistungsberichte die in Abschnitt 7.

Betreffen Ihre Fragen Daten, die ein Unternehmen in miphu führt, wenden Sie sich bitte zuerst an dieses Unternehmen (Abschnitt 6).

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

Für ein Konto brauchen wir Ihre E-Mail-Adresse und einen Namen. Ohne sie lässt sich miphu nicht nutzen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Ändert sich, was miphu verarbeitet, passen wir diese Erklärung an. Das Datum oben nennt den geltenden Stand.